PL | EN

Aktualności kadrowe

Dwie teczki akt osobowych pracownika a świadectwo pracy

MRPiPS konsekwentnie stoi na stanowisku, że zawarcie z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. kolejnej umowy o pracę już w 2019 r., nawet pomimo ciągłości zatrudnienia oznacza konieczność założenia nowych akt osobowych. Powyższy pogląd jest podyktowany brzmieniem przepisów przejściowych oraz innymi okresami przechowywania obydwu teczek osobowych. W przyszłości spowoduje to jednak sytuację, w której wystawione na koniec zatrudnienia świadectwo pracy znajdzie się w części C ostatniej teczki, a w pierwszych aktach nie będzie w ogóle świadectwa. A co ważne pierwsza teczka będzie przechowywana dłużej, gdyż 50 lat zgodnie ze starymi zasadami. W pewnym momencie dojdzie więc w praktyce do sytuacji zniszczenia drugiej teczki wraz ze świadectwem pracy i pozostanie już tylko starsza teczka, ale niezawierająca żadnego świadectwa pracy. Pojawiło się więc w praktyce pytanie, czy można zrobić kopię świadectwa pracy z drugich akt i przechowywać ją w części C pierwszych akt tego pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. umieszczenie kopii świadectwa pracy z ostatniego stosunku pracy, także w dokumentacji przechowywanej dla pierwszego stosunku pracy spowoduje sytuację, w której akta osobowe pracownika będą zawierały świadectwo pracy obejmujące dłuższy okres zatrudnienia aniżeli okres zatrudnienia, którego dotyczy ta dokumentacja. Jednak mając na względzie obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie m.in. jej kompletności (art. 94 pkt 9b Kp), można przyjąć, iż taka praktyka najbardziej służy realizacji tej zasady.

Stanowisko to wydaje się jednak ryzykowne na gruncie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż w świadectwie pracy mogą być dane osobowe, do których przetwarzania pracodawca nie miał prawa w pierwszym zatrudnieniu. W praktyce więc pojawia się ryzyko naruszenia przepisów RODO.