Aktualności kadrowe

Czy zawsze należy wydać informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wydało 25 sierpnia stanowisko, w którym odpowiedziało na pytanie, czy obowiązek wydania informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej jest także wtedy, gdy bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę następuje ponowne nawiązanie z pracownikiem kolejnej umowy o pracę, a pracownik wystąpił z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy za zakończony okres zatrudnienia.
Zgodnie z zapisami art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej). Według Ministerstwa w opisanej powyżej sytuacji dochodzi do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy jest kontynuowany i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. W takiej sytuacji wydawanie przez pracodawcę ww. informacji (także jedynie w postaci wskazania właściwych w tym zakresie przepisów, czyli bez podawania konkretnych dat, w których skończy się okres przechowywania, a następnie upłynie termin odbioru dokumentacji) jest bezprzedmiotowe.