Aktualności kadrowe

Świadectwa pracy i świadectwa szkolne w aktach osobowych

MRiPS udzieliło w swoim stanowisku z 14 października 2021 odpowiedzi na pytanie, do której części akt osobowych należy wpinać świadectwa pracy oraz świadectwa szkolne. Według resortu zależy to od tego, w jakim celu pracownik dostarczył wymienione dokumenty. Oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie włącza się do części A akt osobowych. Wszystkie te, które związane są z nawiązanym stosunkiem pracy i przebiegiem zatrudnienia, wpięte są natomiast do części B. Jeśli pracodawca prowadzi nabór na stanowisko wymagające konkretnych kwalifikacji, i w celu wyboru najlepszego kandydata żąda przedstawienia informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i dotychczasowego doświadczenia, to na etapie rekrutacji gromadzi odpisy dokumentów i odpisy wpina do części A.
Jeśli jednak pracodawca prowadzi nabór na stanowisko niewymagające szczególnych umiejętności, nie ma prawa przetwarzać danych o wykształceniu oraz doświadczeniu zawodowym kandydata. Może jednak, już po nawiązaniu stosunku pracy, domagać się dostarczenia przez pracownika takich dokumentów, jeśli na przykład będzie to konieczne w celu ustalenia stażu urlopowego. W tym przypadku odpisy dokumentów lub kopie tychże wpięte zostają do części B akt osobowych.
Resort rodziny (obejmujący dział prawa pracy) podaje, że dokumenty takie jak świadectwa szkolne i świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika, których przetwarzanie przez pracodawcę nie jest dozwolone na etapie ubiegania się o zatrudnienie, a których przetwarzanie byłoby niezbędne po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. już w czasie trwania zatrudnienia (po nawiązaniu stosunku pracy) do celów ustalenia pracownikowi określonych uprawnień lub świadczeń w ramach tego zatrudnienia nie dotyczą ani nawiązania stosunku pracy, ani wprost przebiegu zatrudnienia pracownika w ramach trwającego stosunku pracy.